Een brief of e-mail sturen naar de gemeenteraad

Wilt u onderwerpen onder de aandacht van de gemeenteraad brengen? Of wilt u uw mening kwijt over onderwerpen die spelen in onze gemeente? In dat geval kunt u altijd een brief of e-mail sturen naar de gemeenteraad.

E-mail sturen naar de hele gemeenteraad

Wilt u een brief of e-mail sturen aan de hele gemeenteraad? Dat kan. U stuurt uw e-mail dan naar griffie@nieuwegein.nl.

Wanneer uw e-mail bij de griffie binnenkomt, ontvangt u een standaard ontvangstbevestiging van de griffie. Vervolgens wordt uw ingezonden stuk op de lijst ingekomen stukken (LIS) voor de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst. Uw brief of e-mail wordt dan zichtbaar op het raadsinformatiesysteem, uw naam en adresgegevens worden weggehaald. Uw brief is daarmee beschikbaar voor de raadsleden en voor alle andere geïnteresseerden. De lijst wordt in de regel elke vrijdag bijgewerkt. Raadsleden hebben op deze manier voldoende tijd om de ingekomen stukken door te nemen. De gemeenteraad vergadert een keer per maand op een donderdagavond. De lijst ingekomen stukken wordt de vrijdag voorafgaand aan de raadsvergadering gesloten. Stukken die na deze datum binnenkomen gaan mee op de lijst van de daaropvolgende vergadering.

De gemeenteraad beantwoordt nooit zelf de ingekomen post, wel stellen ze de manier van afhandelen vast in de raadsvergadering. De griffie bepaald in eerst instantie binnen welke categorie uw stuk valt. Wanneer de gemeenteraad het hier niet mee eens is, kunnen ze uw stuk naar een andere categorie verplaatsen. Als de gemeenteraad dit besluit, wordt dat aangegeven in de besluitenlijst. U vindt deze vergaderingen in het raadsinformatiesysteem.

De volgende afhandelingsmogelijkheden zijn er mogelijk:

  • Categorie 1: voor kennisgeving aan te nemen. De gemeenteraad neemt de informatie tot zich, u ontvangt geen antwoord.
  • Categorie 2: de inhoud te betrekken bij behandeling van het voorstel. Dat is bijvoorbeeld aan de orde als u informatie of uw mening opstuurt die betrekking heeft op een voorstel dat op de agenda van de raad staat. Raadsleden kunnen uw input dan gebruiken om het besluit aan te vullen of te veranderen.
  • Categorie 3: ter afdoening in handen van het college te stellen. Het college pakt dit verder op. Zij sturen u een antwoord. Dat antwoord wordt ook aan de gemeenteraad gestuurd.
  • Categorie 4: om pre-advies in handen van het college te stellen. Hier is het aan het college om de raad te adviseren.
  • Categorie 5: het college verzoeken de raad nader te informeren de raad. Hier is het aan het college om de raad te informeren; Deze werkwijze wordt bijvoorbeeld gekozen als de briefschrijver een complex onderwerp aankaart waar de raad eerst meer over wil weten van het college.
  • Categorie 6: agenderen in een Avond van de Raad om te bespreken. De gemeenteraad laat dit onderwerp terugkomen tijdens een Avond van de Raad.

De volgende ingekomen stukken worden niet op de LIS geplaatst:

  • Reclame-uitingen.
  • Periodieke nieuwsbrieven.
  • Tijdschriften.
  • Uitnodigingen.
  • Stukken geadresseerd aan individuele raadsleden/raadsfracties.
  • Anonieme brieven.

Overige ingekomen stukken worden door de griffie per geval beoordeeld.

Wilt u liever een email sturen naar een individueel raadslid of naar een fractie? Alle raadsleden zijn bereikbaar via e-mail. Op de persoonlijke pagina van ieder raadslid staat zijn of haar e-mailadres. Een overzicht van de persoonlijke pagina’s van de raadsleden vindt u op de pagina: wie is wie in het raadsinformatiesysteem.

Heeft u vragen over een brief of een mail die u wilt schrijven of die u heeft geschreven? Neem dan gerust contact op met de griffie.