Senior medewerker informatiebeheer
Categorieën
32-36uren per week, MBO(+)/HBO, schaal8.
Als senior medewerker informatiebeheer ben je onze rots in de branding. Je hebt veel ervaring in het vak waardoor je goed weet wat je te doen staat.Tegelijkertijdben je op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. Deze weet jij toegankelijk te vertalen naar slimme processen en neemt je collega's dwars door dehele organisatie daarin met plezier mee. Als jij op zoek bent naar een vervolgstap in je carrière, waarin je jouw kennis en ervaring optimaal kunt inzetten én gewaardeerd wordt, dan zit je in Nieuwegein goed.
Wordt dit jouw volgende stap? Ben je nieuwsgierig en wil je een completer beeld krijgen? Voel je vrij om een (digitaal) kopje koffie te komen drinken, voordat je besluit om te solliciteren.
Wat ga je doen?
Binnen de Gemeente Nieuwegein vormen moderne informatietechnologie en een integere informatiehuishouding de belangrijke randvoorwaarden bij het waarmaken van onze ambities.
Onze nieuwe senior collega:
- Weet alles van kwalitatief hoogwaardig informatiebeheer en handelt daarnaar: je kent het vak, weet prioriteiten te stellen en bent vraagbaak voor je directe collega's.
- Is nieuwsgierig naar, en op de hoogte van,nieuwe vak-ontwikkelingen: je blijft lerend én proactief op zoek naar procesverbeteringen die passen bij de actuele ontwikkelingen en de werkwijze binnen de organisatie.
Dagelijks ben je, samen met je collega's, verantwoordelijk voor het scannen en verwerken van inkomende en uitgaande post. Je registreert documenten in het zaaksysteem, je voert kwaliteitscontroles uit en zorgt voor het beheer van het analoog en digitaal archief. Denk hierbij aan o.a.:
- Registeren/toekennen van meta-data van procesgebonden informatie;
- Uitvoeren van werkzaamheden in het kader van substitutie (gereed maken voor scanning/scannen/controleren/valideren);
- Selecteren en vernietigen van procesgebonden informatie (zowel analoog als digitaal);
- Afhandelen van vragen van (vak)medewerkers (beschikbaar stellen van informatie).
We bevinden ons in een transitiefase waarin we van centraal archiveren/ registreren naar decentraal organiseren willen. Jij denkt mee in hoe we dit goed kunnen oppakken. Dit vraagt van jou een stukje proces- en kwaliteitsdenken. Hoe kun je het anderen zo makkelijk mogelijk maken en tegelijkertijd de informatie toegankelijk houden? Je neemt deel aan diverse projecten, bijvoorbeeld de invoering van WOO of andere wet- en regelgeving.Een mooie kans om als senior medewerker informatiebeheer toegevoegde waarde te leveren.
Er zijn nog meer ontwikkelingen waarbij we jouw inbreng goed kunnen gebruiken. Wij werken zaakgericht en zijn druk bezig om dit verder in te richten. Wanneer je ons team komt versterken dan kun jij hier samen met je collega’s binnen informatievoorziening verder vorm aan geven. Enerzijds verricht je ondersteunende werkzaamheden voor het beheer van het zaaksysteem en ondersteun je gebruikers bij het dagelijkse gebruik. Anderzijds signaleer jeknelpunten in processen en kom je met oplossingen waarmee we de documenten toegankelijk houden. Bij de verdere ontwikkeling van de dienstverlening speelt digitalisering uiteraard een belangrijke rol.
Je thuisbasis
Als medewerker informatiebeheer maak je onderdeel uit van het team Beheer & Uitvoering, één van de teams van de afdeling Support.
De afdeling Support is verantwoordelijk voor een groot deel van de bedrijfsvoering in de gemeentelijke organisatie en bestaat uit 4 teams, te weten; Vastgoed, Interne Dienstverlening, Beheer & Uitvoering en Regie & Advies. De ondersteuning aan de organisatie geven wij vorm vanuit onze afdelingsmissie:
Wij zijn er trotsop dat wij gewaardeerd worden om onze professionele dienstverlening, waardoor we met plezier ons werk doen.
Je herkent ons aan een klantgerichte houding en een proactieve opstelling. Wij hebben oog voor innovatie en verbindingmet onze omgeving.
Wat wij van je vragen
Je bent een enthousiaste, ervaren medewerker die graag de handen uit de mouwen steekt om het team en de organisatie te ondersteunen en verder te helpen. Je bent resultaatgericht en levert consistente kwaliteit, waardoor je een betrouwbare kracht bent binnen het team. Jij stelt van nature prioriteiten (onderscheidt hoofdzaken van bijzaken) en hebt daardoor goed overzicht in het werk. Dit draag je uit richting je collega's. Bulkwerk, daar weet jij wel raad mee. Tegelijkertijd moet jij het vooral hebben van de uitzonderingen, net het stapje verder denken en dingen verdiepend uitzoeken.Jij analyseert, stemt af en vertaalt dit concreet naar acties in het (dagelijkse) werk. Hiermee zorg je als senior medewerker voor een stukje houvast binnen het team. Je draagt kennis over op een prettige, collegiale manier. Samen groeien we verder, individueel en als team.
Op het gebied van procesverbetering neem jegraag het initiatief. Je komt met concrete oplossingen en verbetervoorstellen. Hierbij verlies je de (interne) klant niet uit het oog. Je onderzoekt de wensen en behoeften van de klant/ gebruiker en bedenkt (samen met je collega's) toegankelijke oplossingen. Hierdoor bouw je aan een goed netwerk waarin je jouw communicatiestijl aanpast aan de doelgroep.Jij vindt het leuk om alle ontwikkelingen, samen met het team, verder uit te denken en vorm te geven.
Verder beschik jeover:
- minimaalmbo+/hbowerk- en denkniveau;
- eenafgeronde opleiding op het gebied van informatiebeheer (SODI en II of een vergelijkbare opleiding);
- minimaal3 jaar relevante werkervaring op het gebied van informatiebeheer;
- kennis van de relevante wet- en regelgeving en je hebt inzicht in de bedrijfs-en werkprocessen van een gemeentelijke organisatie;
- affiniteit met administratieve processen;
- ervaring met het Document Management Systemen (CRM).
Wat krijg je van ons?
Je gaat werken voor een veelzijdige stad. We zijn trots op onze historie, terwijl we de blik stevig op de toekomst richten. De organisatie staat open voor jouw ideeënen de lijnen zijn kort, ook richting de bestuurders. Dat zie je terug in ons moderne, open Stadshuis. Daar maken we graag een plek voor jou. Verder hebben we voor je:
- een salaris van maximaal €3.732,-bruto (schaal 8);
- na één jaar, en bij goed functioneren,een vast contract;
- een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto salaris dat je vrij kunt besteden aan de beschikbare doelen, passend bij jouw persoonlijke wensen;
- een professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling;
- een warm welkom tijdens ons introductieprogramma;
- de mogelijkheid om thuis te werken (of op één van onze andere locaties);
- prima secundaire arbeidsvoorwaarden.
Meer weten en/of solliciteren?
Wil je meer weten over deze functie en hoe het werken is bij de gemeente Nieuwegein? Neem dan contact op met Hans Smit, teamleider Beheer & Uitvoering, op telefoonnummer 06-50088153. Voel je vrij om een (digitaal) kopje koffie te komen drinken voordat je besluit om te solliciteren.
Je kunt tot en met woensdag 5 april 2023 reageren op deze vacature.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.