Informele aanpak

Bij de informele aanpak nemen wij persoonlijk contact met u op. Wij kijken dan samen met u hoe we uw bezwaar het beste kunnen behandelen. Deze aanpak blijkt zeer succesvol bij de bezwaarschriftenprocedure. Daarom gebruiken wij de informele aanpak voor meerdere onderdelen van de bezwaarschriftenprocedure. Inmiddels passen wij de informele aanpak ook toe in de primaire fase van de besluitvorming. Dit is de periode voordat er een besluit is genomen. Daarnaast gebruiken we de informele aanpak ook bij klachten.

Met de informele aanpak proberen wij in 1 of meer vrijblijvende gesprekken samen met u tot een oplossing te komen. Hiermee kunnen we langdurige bezwaar-, beroep- en klachtenprocedures voorkomen. Uit de praktijk blijkt namelijk dat de meeste mensen de formele procedures weinig bevredigend vinden. Door actief met u in gesprek te gaan en samen te kijken naar oplossingen, sluiten we beter aan bij uw wensen en behoeften. Met als doel: een uitkomst waarmee iedereen tevreden is.

Het informele gesprek is vrijwillig en vindt alleen plaats als u en eventuele andere belanghebbenden daarmee instemmen. Mocht u liever de formele procedure willen volgen, dan blijft dat uiteraard ook mogelijk.

Met de primaire fase bedoelen we de fase waarin er een besluit moet worden genomen op een aanvraag of verzoek. Gedurende deze fase is het nuttig om met elkaar in gesprek te gaan over de wensen en over wat er wel en niet mogelijk is. Heeft het besluit een effect op anderen? Dan is het gebruikelijk dat er (voordat er een besluit wordt genomen) een zienswijzentraject wordt gestart. Op deze manier betrekken wij derden al vroeg bij het besluitvormingsproces.

Bent u het niet eens met een beslissing? Neem dan altijd eerst even contact op met de afdeling of ambtenaar die het besluit heeft genomen. Misschien is er een fout gemaakt of kunnen we direct al een oplossing vinden voor uw situatie. In de praktijk blijkt dat we veel onduidelijkheden kunnen ophelderen met een telefoongesprek. Bezwaar maken is dan niet meer nodig. Heeft u met ons gebeld, maar u bent het er nog niet mee eens? Dan is het uiteraard alsnog mogelijk om een bezwaarschrift in te dienen. Neem hiervoor contact met ons op via 14 030.

In principe komen alle bezwaarschriften in aanmerking voor de informele aanpak. De bezwaarschriftencommissie of de vakafdeling bekijkt samen met u op welke manier uw bezwaarschrift kan worden behandeld. Wij nemen hiervoor telefonisch contact met u op. Is uw bezwaarschrift geschikt voor de informele aanpak en gaat u akkoord gaat met een informeel gesprek? Wij maken dan een afspraak met u voor een persoonlijk gesprek. Hierbij bent u aanwezig, de behandelend ambtenaar en eventuele andere belanghebbenden. Bij dit gesprek kan ook een gespreksleider aanwezig zijn. Het is de bedoeling dat dit informele gesprek leidt tot een oplossing waarmee u, de gemeente en eventuele andere belanghebbenden tevreden zijn. Ook kan een informeel gesprek ervoor zorgen dat er wederzijds begrip ontstaat voor ieders standpunten. Op deze manier kunnen we hopelijk een bezwaarprocedure, wellicht gevolgd door een langdurige beroepsprocedure, voorkomen.

Wilt u geen informeel gesprek, of lukt het niet om in een gesprek te komen tot een resultaat waarmee u tevreden bent? Dan volgen wij de formele bezwaarschriftenprocedure. In de meeste gevallen wordt er dan een hoorzitting gepland.

Ook klachten komen in aanmerking voor de informele aanpak. De klachtencoördinator stuurt uw klacht door naar de verantwoordelijke afdeling. De betreffende teamleider of afdelingshoofd neemt contact met u op. U kunt dan uw verhaal doen. Op deze manier kunnen we hopelijk een formele klachtenprocedure, wellicht gevolgd door een procedure bij de Nationale Ombudsman, voorkomen.

Wilt u liever geen informeel gesprek, of lukt het niet om in een gesprek te komen tot een resultaat waarmee u tevreden bent? Dan volgen we de formele klachtenprocedure. In de meeste gevallen wordt er dan een hoorzitting gepland.