Evenement organiseren (groot)

Wilt u een evenement organiseren voor een groot publiek? Dan heeft u meestal een evenementenvergunning nodig. Dit is vastgelegd in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Voor kleine evenementen zoals buurtfeesten heeft u geen vergunning nodig. U moet dit alleen wel melden bij ons.

Vul het aanvraagformulier zo volledig mogelijk in. Leg goed uit wat u van plan bent en stuur alle gevraagde documenten samen met uw aanvraag naar ons toe. Zo voorkomt u dat de aanvraagtermijn langer duurt en uw evenement niet door kan gaan.

Bij de vergunningaanvraag hoort meestal ook een Veiligheidsplan met een plattegrond. U kunt het Veiligheidsplan zelf invullen. Daarnaast heeft u misschien ook nog aanvullende vergunningen nodig. Lees voor het invullen van het aanvraagformulier de uitleg bij het stappenplan goed door.

Voorbeeld Veiligheidsplan (odt, 2 MB)

• Regulier evenement
  De risico’s voor de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid of het milieu zijn klein. U heeft meestal geen Veiligheidsplan nodig, maar wel altijd een evenementenvergunning. Dien uw aanvraag minimaal 4 weken voor aanvang van het evenement in.
• Aandacht-evenement
  Mogelijk zijn er risico’s voor de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid of het milieu. U heeft altijd een evenementenvergunning nodig en meestal ook een Veiligheidsplan. Dien uw aanvraag minimaal 12 weken voor aanvang van het evenement in.
• Risicovol evenement
  Er zijn risico’s voor de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid of het milieu. U heeft altijd een Veiligheidsplan en een evenementenvergunning nodig. Dien uw aanvraag minimaal 12 weken voor aanvang van het evenement in.

De meest gebruikte buitenlocaties voor evenementen zijn de oude dorpskernen Jutphaas en Vreeswijk en de Nieuwegeinse binnenstad.

Lees meer over de buitengebieden

U moet de buurt over uw evenement informeren met een brief. Dit staat ook als voorwaarde in de evenementenvergunning.

Lees meer over buurt informeren

Is er een tijdelijke verkeersmaatregel nodig? Vraag dan een vergunning aan op het LTC Platform. U heeft hiervoor een inlogaccount nodig.

De kosten voor een evenementenvergunning bestaan uit legeskosten. De hoogte van de kosten hangt af van het soort evenement dat u organiseert. Ook voor de aanvullende vergunningen of ontheffingen betaalt u vaak legeskosten. Een klein evenement melden is gratis.

• Eendaags evenement zonder publicatie: € 386,60
• Eendaags evenement met publicatie: € 425,40
• Meerdaags evenement zonder publicatie: € 773,90
• Meerdaags evenement met publicatie: € 812,00
• Ontheffing recreatief overnachten: € 117,10
• Snuffelmarkt of rommelmarkt: € 117,10

Wij stimuleren de organisatie van evenementen op een aantal manieren. De mogelijkheden om evenementen financieel te ondersteunen zijn alleen beperkt. U bent zelf verantwoordelijk voor de kosten van uw evenement. Alleen in bijzondere situaties krijgt u subsidie van de gemeente.

Evenementen zonder winstoogmerk kunnen bepaalde faciliteiten en diensten gratis krijgen. Bijvoorbeeld het afsluiten van straten of pleinen met een verkeersmaatregel, eventueel gekoppeld aan een tijdelijke omleiding en/of wegsleepregeling. Of het gebruik van dranghekken om het evenement veilig te laten verlopen.

Kijk voor de mogelijkheden voor subsidie in onze subsidieregeling.

Naast een evenementenvergunning heeft u misschien ook nog andere vergunningen en ontheffingen nodig. Dit is afhankelijk van het soort evenement dat u organiseert. Veel voorkomende vergunningen zijn:

• Geluidsontheffing voor een feest of sporttoernooi
• Loterij of bingo organiseren
• Ontheffing schenken zwak alcoholhoudende dranken
• Aanvraag lozen op het riool